タスク管理が上手い人の特徴と、上手くタスク管理するコツ

仕事が予定通りに終わらない…仕事の効率がアップするには？

社会人であれば誰もがこんな悩みでを持っているのではないでしょうか。

次々と舞い込んでくる仕事を素早く片付けるには、効率的にタスク管理を行うことが重要。

ここでは、タスク管理が上手い人の特徴や、上手い人になるためのコツについて解説します。

タスク管理が上手い人の特徴

特徴①重要度・緊急度の高いタスクから処理する

タスク管理が上手い人は、自分がこなさなければいけない仕事に対して優先順位をつけています。

優先順位の評価軸として一般的に用いられるのが「重要度」と「緊急度」です。重要かつ緊急のタスクから先に着手し、重要でも緊急でもないタスクは後回しにするか、ほかの人に任せるという判断をします。

特徴②タスクの処理にかかる作業時間を管理できている

タスク管理がうまい人は、それぞれのタスクを終わらせるのにどれくらいの時間がかかるのかを見積もった上で、タスク管理を行っています。

一般的に使われるのが、細かく分割したタスクごとの見積もりをいくつも作るという方法。

例えば、納期が1か月だとしたら、週毎の目標、その日の目標、午前中の目標といったように「小さな目標」をいくつも立てます。

このように「小さな目標」でタスクを区切っていくことで、進捗に遅れが出た場合の把握や巻き返しも容易となり、タスク管理の上手さにつながっていきます。

特徴③タスク管理ツールを一元化している

複数のツールを横断的に利用したタスク管理はあまりおすすめできません。タスク管理が上手い人は、タスク管理ツールを一元化しているのです。

なぜなら、それぞれを管理するために時間を取られてしまうから。プロジェクト毎に別々のツールでタスク管理をしていると、スケジュールや進行に変更があった時などはそれぞれを見て調整をする手間が発生してしまいます。

タスク管理が上手くなるコツ

コツ①タスクの内容を具体化する
まずするべきことは、タスクの内容を具体化することです。
 
タスクの抽象度が高いままでは「何をすれば良いのか」「何をもってタスクを完了したと言えるのか」が分かりません。その結果、仕事の質も下がってしまいます。
 
タスクを具体化するには、”〇時に株式会社△に連絡をする”や”〇日までに完了させる”など、時間や行動は必ず明確にすることです。

コツ②タスクに優先順位を付ける

すべてのタスクに同じ労力や時間をかけるのは困難です。重要性と緊急性の2つの軸を活用して、タスクに優先順位を付けましょう。

具体的には、各仕事を下記の4パターンに分けて優先順位をつけていきます

【重要-緊急】
プロジェクトの進行に関わるタスクが多く、もっとも優先すべきタスクです。

【重要-緊急でない】
経営課題の解決や事業創出につながる長期的な取り組みが必要なタスクです。

【重要でない-緊急】
メールへの返信や訪問者の対応などの細かなタスクです。

【重要でない-緊急でない】
もっとも優先度が低いタスクです。

この4パターンで優先順位を設定し、限られた資源（ヒト、モノ、カネ、情報）のなかでも効率よく仕事を進めましょう。

コツ③やらないタスクを決める
優先順位を決めることも重要ですが、やらないタスクを決めるのもコツです。
 
やるべきタスクを書き出す方法が一般的です。しかし、逆にやらないタスクを決めておけば、優先度の低いタスクに時間をかけることがなくなります。
 
その結果、本来時間をかけるべき業務に集中できるようになり、より効率的に仕事を進められるというわけです。

コツ⑤マルチタスクを避ける
複数のタスクを並行するマルチタスクを避けるのも重要です。
 
マルチタスクでは一度に多くの作業ができるものの、タスクを切り替えるときに集中力がリセットされるので業務効率が悪くなる場合も。
 
また、マルチタスクは人によって向き・不向きが明確に分かれます。シングルタスクで進めた方が効率的な人は、シングルタスクで仕事が進められるように組んでいきましょう。