印象の良いお断りメールの書き方
ビジネスのやりとりでは、相手の要求に対して「NO」を言わなければならない場面が出てきます。ビジネスを円滑に進めていくためには、時には断ることも大切です。
ただ、断り方一つでもできるビジネスマンは相手を不快にさせない上手な断り方をしています。
今回は、お断りメールを送る時の注意点や実際に使える例文を解説していきます。
お断りメールがビジネスにおいて重要な理由
相手との関係を良好に保つため
伝え方によっては、相手との関係が良くもなりますし、悪くなることもあります。そのため、角が立つような断り方はせずビジネスに悪影響を及ぼすようなリスクを避けるようにしましょう。
相手との信頼関係を築くため
お断りメールは、「メール」という特性からどうしても冷たい印象を持たれがちです。
機械的な内容でのお断りメールではなく相手への気遣いや感謝、クッション言葉を活用した柔らかい言葉を使ったメールを意識しましょう。
ビジネスチャンスを逃さないため
お断りメールを適切に送ることができるとビジネスチャンスをつかめる可能性があります。
印象が良くなる「お断りメール」の書き方
ビジネス冠詞をクッション言葉として活用する
どうしてもお断りをしなければならない場面は出てきますが、その際になるべく角を立たせないような断り方をすることが大切です。
ビジネス冠詞とは、断りフレーズの前につけるクッション的な役割をもつ言葉で、ビジネスメールでは頻繁に使われています。
・申し訳ありませんが
・残念ながら
・せっかくですが
・申し訳ございませんが
・ありがたいお話ではございますが
・身に余るお言葉ですが
・大変申し訳ないのですが
・ご期待に添えず申し訳ございませんが
・お役に立てず恐縮ですが
はっきりとNOを伝えることは大切ですが、「お断りします」や「できません」だけでは文章に棘があります。
特にメールは文字だけのやりとりになるので、上記のようなフレーズをいれることで、柔らかい印象にすることができます。
次につながる一言を添える
本当は断りたくないが、タイミングがどうしてもあわなかったなんてこともしばしばあります。そんなときには、次につながる一言を添えて次の機会を逃さないようにしましょう。
NGポイントを避ける
お断りメールを送る際は、絶対にやってはいけないポイントがあります。
・断りメールであることをはっきりと記載しない
・相手への気遣いやフォローがなく無下に断る
・CCやBCCを使ってお断りメールを一斉配信する
上記のうち一つでも当てはまる場合はトラブルにつながる可能性があるので注意が必要です。
まとめ
同じような言い回しばかり使っていると、取引先からもあまり良い印象をもたれません。今回紹介したようなフレーズや例文を使い分けて、お断りメールを作成できるようにしていきましょう。
