ビジネスメールを返信するときのポイント

ビジネスシーンで日常的に使用されるメールは、基本的なマナーを心得ておくことが大切です。相手の印象を損なわず円滑な業務を行うためにも、返信時のメールマナーを心得ておきましょう。
今回は、ビジネスメールの基本的なマナーから、返信時に特に気をつけたいポイントについて、ご紹介します。

ビジネスメールの基本的なマナー

TO・CC・BCCを正しく使う
よく起こりやすいミスとしてあげられるのが宛先です。TOやCC、BCCについて役割を正しく理解し、使い分けることが大切です。

「TO」はメールを送信したい人物。

「CC」「BCC」はともに、送信したメールの情報を共有したい相手を紐づけます。

「CC」はメールの受信者全員に表示されますが、「BCC」は他の受信者に表示されません。情報漏洩にならないよう、正しく使い分けましょう。

件名や内容は端的に
要点と結論をまとめて端的にまとめるのがマナーです。

挨拶が終わり次第、質問への回答なのか御礼なのか端的にまとめます。

添付ファイルは先方に迷惑をかけないよう配慮
容量が大きすぎたりすると、先方がファイルを確認できない可能性があります。ファイルを添付していることがわかるよう、件名や本文に含めておくとよいでしょう。

署名を忘れずに表記する
本文の最後は必ず署名をつけましょう。誰から来たのか、急ぎの確認がある際にどこに電話すればよいのかを示す役割があります。

ビジネスメールを返信するときのマナーとは

24時間以内には返す
受け取ったメールは24時間以内に返すのがビジネスメールでのマナーです。内容への回答に時間を要する際は、まずメールを受領した旨を連絡します。詳細を改めて返信すること、その期日も必ず伝えるようにしましょう。

Re：が増えてきたら1つだけ残して返信する
何度もメールをやり取りしていると返信した回数だけ「Re：」が続き、件名が見えなくなることもありますが、その際は「Re：」を1つだけ残して返信しましょう。

CCに入っているときは返信しない
CCとしてメールを受信した場合は目を通しておくだけで構いません。むしろ担当者同士のやり取りを邪魔しないよう、返信しないのが基本です。メールの送信者や受信者も「特に必要がなければ、返信は不要」という認識です。

御礼メールで終わりにする
必ず返信するのがビジネスメールの基本ですが、御礼メールがやり取り終了の目安になります。御礼メールを受け取った場合は、返信する必要はありません。

まとめ

メールの返信1つでも相手の信頼を失う可能性は大いにあります。社外、社内の関係者から信頼を得るためには、社員一人ひとりがビジネスメールのマナーを習得して実践することが重要でしょう